Autentificare


Conectare cu Facebook
cont nou?
parola uitata?

E.1 Definitii, actiuni cheie, instrumente, provocari

Scris de: REPER21


 

Ce este eficienta? Raportul intre rezultatele pe care le obtineti (outputs) si resursele pe care le utilizati pentru realizarea lor (inputs). „Eficientizarea” vizeaza optimizarea acestui raport. Iata deci provocarea, sa obtineti mai mult si mai bine (cantitate, calitate) cu mai putin (bani, timp, angajati, echipamente etc)!

Nu confundati eficienta cu eficacitatea! Sunt doua criterii inrudite, dar distincte. Eficacitatea evalueaza capacitatea rezultatelor (outputs) de a conduce la atingerea obiectivelor (outcomes). Asadar, contrar eficientei, eficacitatea nu tine cont de resursele folosite in proiect.

Stiti expresia „victorie à la Pirus”? Ilustreaza foarte bine diferenta dintre aceste doua criterii de evaluare. In sec. III i.d.Hr., la Heraclea, regele grec Pirus al Epirului ii invingea pe romani, insa suferind pierderi de neinlocuit in timpul luptelor. Ovationat de supusii sai in urma bataliei castigate, iata raspunsul lui Pirus: „Inca o victorie ca asta si suntem terminati!” Regele era constient ca realizase o actiune militara eficace (pentru ca si-a atins scopul), insa nu si eficienta (cu costuri covarsitoare).

Asociata initial domeniului militar, expresia “victorie à la Pirus” este folosita prin analogie si in politica, economie, domeniul sportiv etc. Luati masuri pentru ca proiectele voastre sa nu va aduca astfel de victorii...

 

Care este miza?

Stapaniti costurile! Costul reprezinta expresia baneasca a resurselor utilizate. Ca atare, el este unul dintre cei mai sintetici indicatori pe care ii aveti la dispozitie. In consecinta, managementul costurilor trebuie sa fie o activitate centrala si constanta in cadrul proiectului.

 

 

» Managementul costurilor. Scopul sau este sa va asigure ca derulati si finalizati proiectul in limita bugetului aprobat. Este vorba de un demers integrat, care nu se rezuma la controlul costurilor, ci include si verificarea rezultatelor pe care angajarea acestora le genereaza. Provocarea este de a „stapani” ambele aspecte, resurse si rezultate!

Nu confundati managementul costurilor cu analiza bugetului. Aceasta va permite sa aflati daca resursele bugetate au fost sau nu achizitionate si consumate, insa fara sa va ofere informatii privind rezultatele acestor achizitii si consumuri.

- Estimarea. Este etapa in care realizati aprecieri privind costurile implementarii diferitelor activitati ale proiectului. Cu cat ele sunt mai realiste, cu atat bugetul previzionat va fi mai aproape de cel final. Pentru a facilita estimarea, defalcati activitatile planificate in pachete de lucrari cat mai usor de aproximat. In cazul unor procese complexe, estimarea lucrarilor necesare devine dificila iar marja de eroare poate fi foarte mare. Cand va aflati intr-o astfel de situatie, nu estimati “la ochi”, ci faceti apel la experti!

Justificarea. Nu-i de glumit cu bugetul! Justificarea costurilor previzionate este decisiva pentru fundamentarea deciziei de aprobare (sau de respingere!) a proiectului. Cand elaborati cererea de finantare, dati detalii suficient de cuprinzatoare si de convingatoare cu privire la nivelul si modalitatile de angajare a costurilor incluse in buget. Daca voi le omiteti, finantatorii vostri nu vor face acest lucru!

Monitorizarea. Creati un „tablou de bord” pentru supravegherea costurilor planificate si angajate! Utilizand sistematic acest instrument, veti putea trece de la o simpla perceptie a nivelului costurilor inscrise in bugetul proiectului la cunoasterea in profunzime si gestionare eficienta a fiecaruia.

- Evaluarea. Comparati periodic costurile efective cu cele prevazute initial in bugetul aprobat. Identificati aparitia abaterilor si stabiliti in timp util actiuni corective! Deci rolul evaluarii este sa va asiste, furnizandu-va sistematic aprecieri si recomandari pertinente referitoare la costurile si la rezultatele activitatilor pe care le realizati. Aspectele evaluarii sunt financiare, dar si tehnice, pentru a va oferi o intelegere deplina a implementarii proiectului.

- Controlul. In cazul in care cheltuielile pentru serviciile de audit extern sunt eligibile, sa nu va para rau sa le includeti in bugetul proiectului. E adevarat, auditorul exprima o opinie foarte scumpa… Insa ea ofera o imagine credibila a operatiunilor si cheltuielilor realizate in proiect, in conformitate cu prevederile legale aplicabile.

- Raportarea. Pe baza evaluarilor realizate, elaborati un raport tehnico-financiar si difuzati-l catre finantator si principalii stakeholderi ai proiectului. Acest document trebuie sa includa informatii referitoare la operatiunile contabile si financiare din perioada de raportare, dar si la activitatile si rezultatele proiectului.


» Eliminati risipa! De multe ori.. aici e buba. Incercati sa transformati acest indemn intr-o preocupare permanenta si un demers sistematic! In primul rand, nu ezitati sa suprimati costurile care pe parcursul implementarii se dovedesc a fi inutile, chiar daca ele au fost previzionate si se regasesc in bugetul aprobat! Vreti sa realizati un proiect cu adevarat eficient? Iata, eliminarea risipei poate face diferenta!

 


» Cererile de resurse. Sunt elaborate, plecand de la structure decompusa a proiectului, de responsabilii diferitelor activitati. Rolul lor este sa descrie in detaliu resursele necesare implementarii. Acestea pot fi obtinute atat prin aprovizionarea cu bunuri si servicii, cat si prin angajarea de personal. Prin insumarea costurilor din toate cererile se pot calcula costurile proiectului.

» Planul de achizitii. Este un document intern ce indica toate bunurile si serviciile necesare, cantitatile, criteriile de selectie a ofertelor, tipurile de contracte, precum si specificatii privind etalarea comenzilor in timp.

 

» Cererile de oferta. Pentru stabilirea necesarului de bunuri si servicii utile implementarii activitatilor, sau pentru estimarea costurilor acestora, aveti nevoie de o buna cunoastere a pietei. Cererea de oferta este documentul pe care il adresati producatorilor sau comerciantilor pentru a le solicita informatii privind preturile, cantitatea, calitatea, intalnirea unui reprezentant, primirea unor mostre, conditiile de plata, precum si alte detalii precum respectul criteriiilor sociale sau certificarile de mediu.

» „Memoria” organizatiei. Identificati provocarile proiectului plecand de la analiza proiectelor pe care le-ati implementat in trecut. Folositi atat experientele acumulate de echipa, cat si documentelor arhivate (inregistrari, baze de date comerciale etc.).

 

» Indicatori cantitativi. Incercati sa masurati rezultatele realizate si resursele folosite cu ajutorul unor indicatori cantitativi, cum ar fi „bucatile” pentru anumite produse, „leii” pentru costuri... Pentru ca este mai usor sa gestionati ceea ce putem sa masurati!

» Metoda ABC. Folositi-o pentru reducerea costurilor intr-un proiect complex! Grupati resursele necesare proiectului in trei grupe, in functie de volumul costurilor. In grupa A includeti un numar mic de resurse dar care implica costuri importante (80%). In grupa B cuprindeti un numar mai mare de resurse dar cu costuri mai mici (15%). Grupati in grupa C toate celelalte costuri, numeroase dar cu o valoare totala mica (5%). In acest fel va puteti stabili prioritati in vederea eficientizarii. Veti focaliza efortul de reducere a costurilor pe resursele din grupa A. Astfel, de exemplu, o reducere de doar 5% a acestor costuri ar conduce la o reducere semnificativa, de 4%, a costurilor globale ale proiectului.

 


Managementul costurilor este o activitate complexa intrucat necesita informatii heterogene, referitoare la parametrii financiari si materiali, tehnici si umani, interni si externi, cantitativi si calitativi. Provocarea este sa culegeti diferitele informatii relevante si sa le integrati intr-o viziune coerenta!

Cum stam la capitolul „educatie financiara”? Fiind formata din persoane active in zona societatii civile, este foarte probabil ca echipa voastra de proiect sa va impartasesc valorile. Credeti insa ca ii sunt tot atat de familiare tehnicile si instrumentele de eficientizare a costurilor?

Inainte sa devina o practica concreta, eficientizarea trebuie sa-si faca loc in „cultura” echipei de proiect. Colaboratorii vostri trebuie sa inteleaga ca costurile nu inseamna doar bani. Fiidca in spatele banilor cheltuiti sunt resurse consumate! Vreti ca oamenii cu care lucrati sa-si schimbe perceptiile si atitudinile privind consumul de resurse si necesitatea eficientizarii? Atunci trebuie sa reusiti sa-i implicati in discutii, sa-i ascultati, sa le vorbiti, sa le cereti parerea, sa le aduceti argumente! Iata provocarea, sa va mobilizati echipa prin dezbatere!






Termeni si Conditii    Contact

Reper 21


Un proiect al Asociatiei REPER21 © 2010

License

Except where otherwise noted, content on this site is licensed under a
Creative Commons Attribution 4.0 International license.

Gazduit de HostX.ro